谈英语商务信函的写作技巧
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谈英语商务信函的写作技巧
□ 张岩
（沈阳职业技术学院，辽宁沈阳110045）
摘要：在经济全球化的今天，英语是国际主要通用语言之一，英语商务信函在贸易往来与经济活动中广泛应
用，正确使用英语商务信函具有重要的交流功能与突出的经济价值。熟练使用英语商务信函，要求以
提高国际商务人员的英语书面沟通能力为目标，遵循互惠互利、多用敬语、内容清晰、语言简洁、时
间具体、指代准确六个写作原则，在此基础上掌握信函结构、用词、句式三个方面写作技巧。
关键词：英语；商务信函；写作；原则；技巧
中图分类号：H315 文献标识码：B 文章编号：1009—7600 （2008） 12—0104—03
收稿日期：2008—11—09
作者简介：张岩（1980—），女，辽宁沈阳人，助教。
基金项目：辽宁省“十一五”教育科学规划立项课题（职35- 26）。
1、尽量选择常用词
作为一种世界贸易语言，英语为一百多个非英语国家
的商务人员在商务书信中使用，而这些商务人员并非个个
精通英语。因此在选词上应注意选择那些简单的、为人熟
悉并且符合常规的表达方式，避免使用复杂、生僻和容易
产生歧义的词。
2、起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词
起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词，这样可
以避免产生歧义。如Those who work rapidly get ill in
these conditions. 由于rapidly 一词的位置使这句话可能产
生两种不同的理解（可以指work，也可以指conditions），
如将其改为Those who work in these conditions get ill
rapidly.句子的意思就非常清楚了。
3、一句话中避免重复使用一个有两种不同含意的词
例如，We shall take a firm line with the firm. 此句
中第一个“firm”的意思是strong，第二个firm 的意思是
corporation，而如果将句子改为We shall take a strong
line with the firm. 这样整个句子的意思就更清楚了。
（四） 语言简洁原则
简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容。英语
商务信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，内容要精
炼丰富。这就要求写信者在行文过程中尽量选用简单、易
懂、朴素的词汇，采用简短、直接的句式。
1、避免使用空洞、重复的短语
如small in size 应改为small；blue in color 应改为
blue；thinking on a theoretical basis 应改为thinking theoretically；
In about a week's time 应改为In a week。
2、避免使用There is 和There are 等短语, 用积极的
动词来表达这样的句子意思
如There is an old sentence says“ Practice makes
perfect.”应改为As the old saying goes,“ Practice makes
perfect.”；There are many people who think that 应改为
Many people think that。
3、改写以which、that、who 等关系词引导的定语从
句，使句子更加简洁
比如Mr. Smith usually likes to drink all kinds of
wines that are produced in France. 应改为Mr. Smith
prefers wines produced in France. Mr. Smith prefers
French wines。
此外，句子结构也应简洁，尽量用单词替换词组和从
句，在保证意思完整的情况下，使行文更加简洁。如As
what you have requested ,we are sending you our newest
catalog.其从句“W hat you have requested.”可以用一个
词requested 来代替, 这句话改成“As requested, we are
sending you our newest catalog.”则更简洁。
需要指出的是,在保证礼貌的前提下, 还要避免使用那
些仅起填充作用、可有可无的词组和表达法。
（五） 时间具体原则
此原则指信息要具体详实、丰富生动，强调信息的完
整性。在信函中所说的信息必须有头有尾，不能说半截
留半截。英语商务信函写作中注意避免类似soon、at an
early date、good、nearly 等笼统、含混不清的表达法。例
如I will send the samples to you soon.就不如I will send
the samples to you in two weeks。如果能更具体就更好
了， 如可改写成I will send the samples to you next
Monday。
（六） 指代准确原则
表达的用词用语及标点符号必须正确无误，因为商务
函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利
害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。正确有两个
方面的含义：一是传递的信息必须准确，二是指所用的语
言必须清楚。对商业信函来说，信息准确是最基本的要
求。在当今的信息时代，信息铺天盖地，真假难辩，信函
所传递的信息不准确，如定单中的错误、供货合同中不准
确的信息、含糊不清的答复等等，可能会带来无法预料的
损失。一些在日常行文中常用的如the above mentioned、
the former、the latter、respectively 之类的表达方式要尽量
少用，尽可能提供准确的信息，让对方一目了然。
二、英语商务信函写作的技巧
鉴于英语商务信函以实现交流与贸易为功能目标，以
交易磋商为内容，直接服务于交易活动的特点，英语商务
信函宜采取简单的结构、简练的语言、委婉的语气来表
达。下面从结构、词汇使用、句式变化三方面论述英语商
务信函常用的写作技巧。
（一） 结构
商务信函通常由四部分组成：引言（introduction）、主
述（details）、应答（response） 和结束语（close）。下面分
别阐述。
1、引言
英语商务信函一般采取开门见山的方式，在语篇开始
就态度明确地交代写信来由。如果是复函的话，一般在开
头会先交代对方来信日期、核心内容等，以便对方一目了
然，更快地了解来信内容，从而节约大量的商务来往时
间，提高工作效率。常用的开篇语有：Thank you for
your letter of 和With reference to your letter of 等。
2、主述
详情是正文的核心部分，一般会对对方的问题一一做
答，或者对自己要说明的事宜进行阐述。这一部分是关系
张岩：谈英语商务信函的写作技巧工作研究
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辽宁高职学报
2008 年第12 期
LNGZ
第10 卷第12 期
Vol.10， No.12
到一篇信函质量好坏的关键所在。为了使得整篇文章更加
清晰、简洁，也为了使得收信人阅读更加方便，详情部分
一般采取一事一分段的原则，也就是将不同的问题分段、
分项、分条叙述。
3、应答
这一部分一般是就所叙述的事情征求对方的意见，邀
请对方做出答复。如有随函寄出的附件也可以在这一部分
告知对方，如“Please let us know if the above terms are
satisfactory”，“Enclosed please find the picture for this
item.等。
4、结束语
结束语一般采用一些客套话，遵循商务信函的完整性
及礼貌性原则，例如I look forward to hearing from you
soon. If you require any further information, please let me
know.
（二） 用词
1、选择易懂的词语
写信前要完全从对方的立场出发，选择读者易懂的词
语，能让他一看就能明白你想说的。例如在翻译“火”这
个词语时，要选择通俗易懂的词语“fire”，而不是生僻难
懂的词语“conflagration”。
2、多用单词，少用短语；多用简单易懂的常用词汇，
少用冗长生僻的修饰词语
如用consider 代替take into consideration；authorize
代替give authorization to；solve 代替arrive at a solution。
3、使用具体的词语
词语要用简短明了的词语，它可以让收信人清楚写信
人的意思，而不产生疑问和误解。例如在表示数量时，不
应使用抽象词语“most”，而应该使用具体词语如69%、
78%等。
4、多用规范正式的词汇，少用非正式口语性词汇
如用inform 或advise 代替tell；用dispatch 代替send。
5、注意专业术语的使用
专业术语、缩略词的频繁使用是英语商务信函写作的
一大特点。要熟练使用这些术语，以免出错造成严重的损
失。英语商务中常用的术语很多。例如insurance policy、
coverage、premium、letter of credit 或L/C、CIF、FOB、
container、insurance policy、average 等。
（三） 句式
1、多用请求句式，少用命令句
多用如Will you?、Would you please? 、Please 等
这样的请求句式，少用命令句。
2、多用虚拟语气，以商量的口吻更容易被对方接受
例如We cannot accept your payment. 和I wish we
were able to accept your payment. 两句隐含的意思都是不
能接受对方的付款方式，而后一句使用了be able to 的过
去时构成虚拟语气，以一种委婉的方式拒绝对方。
3、多用肯定句, 少用否定句
多从正面谈问题，强调那些积极的、自己能做到的事
实，避免或减少从否定方面入手，弱化那些自己无法做到
的事情，这样更容易被收信人接受。例如We have to deny
your payment by cash. 和We can only accept L/C
payment. 后一句强调了接受的现实，弱化了不接受的现
实，语气更加委婉。
4、巧用被动结构
被动结构在英语商务信函中的频繁使用原因有三：一
是被动结构突出了动作本身而弱化了动作的实施者，是一
种有效的委婉表达方式；二是避免了过多的人称代词做主
语，抛开更多的主观因素从而使得表述更为客观；三是被
动语态较主动语态更加经济、紧凑。例如If we receive
your sight draft drawn under a confirmed, irrevocable L/C
,we will effect the payment. 和Payment is to be made against
sigh t draft drawn under a confirmed, irrevocable
L/C. 后一句由于使用了被动结构, 省略了从句，用更少的
语言表达一样的意思，更为经济紧凑。
由于英语在国际商务活动中的绝对统治地位，英语商
务信函的熟练写作成为国际商务人员的必备能力，决定着
商务活动的成败，影响贸易活动的进行，只有熟练地掌握
以上原则并且灵活地运用以上技巧，不断加强有效训练，
才能有效地提高国际商务人员的英语书面沟通能力，提高
国际商务活动的效率与成功率。
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参考文献：
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[责任编辑，抚顺职院：陈辉] 本文出自www.lunwendashi.com，在代写英语毕业论文与留学生论文方面具有丰富的经验！如果需要原创英语论文，英文论文请联系QQ 898498550
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